Preparados para o eSocial

Conheça as principais mudanças para os condomínios

O eSocial nada mais é do que um sistema eletrônico que unifica informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para facilitar a fiscalização do governo. Ficará mais fácil, portanto, de a Receita Federal pegar inconsistências e autuar o condomínio em caso de fraude. Os condomínios possuem funcionários, e rotinas trabalhistas como admissões, aviso e pagamento de férias e desligamentos deverão ser feitas imediatamente e não mais retroativas.

De acordo com Filipe Cantão, coordenador de produto da Ledware, quando o administrador for contratar um novo funcionário, um dia antes de ele começar o condomínio deverá reunir as informações pessoas dele e suas funções e enviar para o sistema. “Todas as informações referentes a admissão e demissão de funcionários, férias, horas extras, seguridade social, afastamento, acidente de trabalho e imposto de renda deverão ser reunidas e constar no eSocial. Se o funcionário vai entrar de férias, isso precisa ser informado ao sistema primeiro. Somente depois que o funcionário pode gozar das férias.”, explica ele.

O cumprimento das normas de Medicina e Segurança do Trabalho deverá ser feito à risca. Os laudos médicos e atestados obrigatórios deverão sempre estar dentro da validade. Se por acaso o condomínio não tiver esses dados, é necessário pedir para o escritório de contabilidade providenciar antes do sistema começar a valer, em julho. Qualquer problema que acontecer com um funcionário deve ser imediatamente avisado à contabilidade para serem informados ao eSocial em tempo real, ao contrário do que acontece hoje em que tudo é informado em uma única vez no mês. “Minha sugestão é que, faltando poucos meses para o sistema entrar em vigor, os síndicos entrem em contato com as administradoras e escritórios de contabilidade e procurem entender todas as regras para não deixarem passar nada de importante que precise ser registrado.”, detalha o especialista.

A ideia do eSocial é padronizar o envio de informações dos empregados. Não há nada de novo, apenas cumprimento de regras que infelizmente o contribuinte ainda não faz como deve hoje. Com o sistema unificado, o governo terá acesso mais fácil a todas as informações e eventuais problemas e/ou demandas serão mais facilmente solucionados, com bem menos burocracia. “Aliás, os condomínios precisam exigir esse preparo. Precisam ter certeza que quem presta esse tipo de serviço para eles já está adaptado e por dentro de todas as regras. Se não estiverem preparados e deixarem de enviar as informações para o sistema, o condomínio poderá ser notificado e receber multas que podem ter valor alto.”, explica Felipe.

Para Carlos Afonso, professor, contabilista e administrador, e autor do livro Organize suas finanças e saia do vermelho, detalha que a principal mudança é a forma como passaremos a nos relacionar com Fisco em relação a parte trabalhista. Tudo passará a ser feito de forma eletrônica e esta mudança promete, inclusive, eliminar várias obrigações que os empregadores são obrigados a apresentar. Por outro lado, esta mudança trará maior eficiência no que tange à fiscalização eletrônica. Para que se tenha uma ideia, o governo espera ter um incremento de R$ 20 bilhões de reais quando o eSocial estiver completamente implementado. “A chegada do eSocial fará com que as empresas e os empregadores coloquem ordem na casa e regularizem situações que hoje são discrepantes. A mudança trazida pelo eSocial será de grande impacto para todas as empresas, isto porque a forma como nos relacionamentos com o Fisco passará a ser diferente. O eSocial é mais um dos módulos do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. Devemos lembrar que, no passado, a chegada da EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal) e do SPED Contábil trouxe mudanças significativas para as empresas como um todo, afetando a parte fiscal e a parte contábil. Agora está mudança passa a afetar os departamentos de Recursos Humanos e Departamento Pessoal das empresas, além de prestadores de serviços para estas áreas, como Medicina e Segurança do Trabalho, apenas para citar uma das mais relevantes.”

Escritórios de contabilidade, administradoras e empresas desenvolvedoras de software já vem se preparando a muito tempo, de modo que a transição para o eSocial possa ocorrer da melhor forma possível. Já para os demais empregadores, a data de transição para o eSocial passa a ser 1º de julho de 2018 as informações relativas à folha de salários, férias, horas extras, encargos sociais passam a ser enviadas dentro do ambiente do eSocial. Toda a comunicação deverá ser feita com a antecedência devida dentro do sistema. Quem for efetuar a transmissão das informações dentro do ambiente do eSocial precisará receber a documentação de admissão e demais informações do trabalhador com antecedência, de modo que haja tempo hábil para fazer a transmissão das informações.